税金の知恵袋

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年末調整の印鑑|印鑑の意味、シャチハタはOKか?印鑑なしは無効?

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押印
年末調整のために会社から配布された「扶養控除申告書」や「配偶者控除等申告書」「保険料控除申告書」の「あなたの氏名」欄には、押印を求める(印)印がついています。
ここに押す印鑑について、シャチハタでもいいのか、印鑑なしだと無効になるのかなど、年末調整書類の印鑑に疑問をもつ人が多くいるようです。

そこで今回は、年末調整書類に押す印鑑について説明いたします。

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年末調整の印鑑|印鑑の意味とは?

印鑑の意味

書類に印鑑を押すことは、「その書類を本人が作成した」「その書類を本人が確認した」という意味をもたせることです。
そのため、本人確認の意味をなさない印鑑は不可となります。
この点を基準に、使える印鑑かどうかを判断していけば良いと思います。

印鑑の種類(個人)

印鑑

出典:http://xn--wlr53q.net/difference.html

◆実印

実印とは、もっとも重要な印鑑で、住んでいる市区町村役場に登録している印鑑のことを意味します。
印鑑証明が発行されている印鑑のことです。

ですから、見た目が複雑で一般的な実印のような形態をしていても、印鑑登録をしていないものは実印とは言えません。認印となります。
逆に、いくらシンプルは刻印でも、印鑑登録していれば、実印となります。

実印は、印鑑証明書によって、本人の印鑑に相違ないことが証明されますので、公正証書の作成、契約書、不動産取引、遺産相続などの重要な取引に使用します。
逆に言えば、重要取引以外は、実印は使用すべきでないことになります。

◆銀行印

銀行印とは、口座を持っているなど取引している銀行などに登録されている印鑑のことです。届出印とも呼びます。

銀行などにおいて、預貯金口座を開設したり、預貯金からの引出し・預け入れに使用する重要なものです。

◆認印(みとめいん)

認印とは、実印と逆で、住んでいる市町村役場に印鑑登録していない印鑑のことです。
通常は、印鑑証明が必要でないあまり重要でない書類に使います。

◆三文判(さんもんばん)

三文判とは、機械で量産された安価な印鑑をいいます。
普通は印鑑登録しませんので、認印に含まれます。

現在では、100円ショップでも簡単に手に入るようになっていますね。
三文判を印鑑登録すれば、実印にはなりますが、同じ型の印鑑が多く存在するため、実印には適しません。

◆シャチハタ

シャチハタとは、文字がゴムに彫られていて、朱肉を使わない代わりに内部に詰めたインクが少しずつにじみ出る仕組みになっているものです。
shatihata

出典:http://item.shachihata.co.jp/

「シャチハタ」は商品名で、本来は「インキ浸透印」というべきものです。
しかし、圧倒的なシェアのため、朱肉を使わないタイプの印鑑は、シャチハタと呼ばれるようになっています。

シャチハタは、印鑑自身に染み込んでいるインキを使うので、朱肉を別に用意する必要がありませんから、とても便利ですよね。

宅配便の受取の際の印鑑として、また、会社での回覧物の回覧済みの意味の印鑑など、印鑑が必要な場合で責任が生じない場合なら、便利なシャチハタを使用しても問題ありません。


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年末調整の印鑑|シャチハタはOK?

税務署に提出する書類に有効な印鑑

税務署に提出する書類に押す印鑑として認められるのは、上記のうち、シャチハタ以外のものです。
実印、銀行印、認印、三文判のしずれかが認められます。
印影が変わらず、ほかにない印鑑がいいのです。

その意味では、機械彫りで100円ショップなどで大量販売される三文判の場合は、税務署に提出する書類に押す印鑑としてはふさわしくないことになります。

シャチハタが公文書に押せない理由

シャチハタは、ゴムという柔らかい素材を使用しています。
ゴムは劣化しやすいだけでなく、ゴムが傷付いたり、細かな繊維がゴムに詰まったりして印影が変化する恐れもあります。
印影が変化しては、同じ印鑑なのかどうかの判断が難しくなります。

また、同じ印影のものが多く存在するのも、理由のひとつでしょう。
公文書における印鑑の役割は、その印鑑の所有者がその文書を作成したという証明になることです。
同じ印影が複数存在しては、証明になりませんね。

また、シャチハタのインクは、何年も経つと紫外線によって消えてしまい、印影が見えなくなってしまいます。

これらの理由から、企業や役所は「シャチハタ以外の印鑑を使ってください」となっているのです。

年末調整書類の印鑑はシャチハタでもOK?

年末調整書類は、確かに左上に「税務署長」や「市区町村長」あてになっています。
しかし、年末調整書類は、税務署や市区町村役場に提出することがない書類なのです。
会社で保管される書類なのです。

したがって、会社が「シャチハタ印でもOK」と認めてくれればシャチハタで何ら問題はありません。

ただし、勘違いしないでほしいのは、年末調整書類はシャチハタがいい、ということではなく、シャチハタでも認められるということです。
シャチハタを推奨している訳ではありません。
社会人の常識として、シャチハタ以外の印鑑を使用することをお薦めします。


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年末調整の印鑑|印鑑がないとどうなる?

税務署に提出する書類に印鑑がない場合

所得税確定申告書を提出しましたが、印鑑を押す(押印)するのを忘れてしまった場合、提出した申告書の効力はどうなるのでしょうか。

法人税法においては、151条で「自署し自己の印を押印しなければならない」と定められています。
所得税法には、そのような規定がありませんが、同じ考え方であるといえましょう。

そうすると、印鑑がないということは、税法を守っていないことになって、申告書は無効になってしまうと考えるのが普通です。

しかし、法人税法151条4項には、「自署及び押印の有無は法人税申告書の提出により申告の効力に影響を及ぼすものと解してはならない。」となっています。
これも所得税法には規定がありませんが、法人税法と同様だといえましょう。

わかりにくい条文ですが、結局、たとえ押印がなくても申告書は有効だということを言っています。
つまり、印鑑を押していなくても、無効にはならないということです。

年末調整書類に押印がない場合

税務署に提出する申告書が押印がなくても無効にならないのですから、社内保存の書類である年末調整書類も当然無効にはなりません。

ただ、年末調整書類に印鑑が押していないと、その書類は社員が作成したのか、会社側で勝手に作成したのかわかりにくくなってしまいます。
手書きであれば、筆跡から誰が作成したのかわかるかもしれません。

しかし、大企業のように、あらかじめコンピュータで氏名だけでなく、扶養親族情報までをコンピュターで印刷した年末調整書類を渡しているところでは、どちらが作成したのか判別は困難です。

このような状態で、たとえば扶養親族に間違いを税務署から指摘された場合に、その責任はどちらにあるのか明確にならないと困ることもあり得えます。
印鑑を押さなくても無効にはなりませんが、これも社会人の常識として、せめてシャチハタでも押して会社へ提出しましょう。


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年末調整の印鑑|印鑑を間違えたときの訂正方法

年末調整の書類に限らず、間違って家族に印鑑を押すなど、印鑑を間違って押すこともありますよね。
そんな場合の訂正方法を調べました。

正式な間違った印鑑の訂正方法

印鑑を間違って押した場合の正式な訂正方法は、次のとおりです。
(1)誤って押した印鑑の陰影の上に二重線をひく
(2)そのその上下などの余白に正しい印鑑を押す

許される印鑑の訂正方法

繰り返しますが、年末調整の書類は、税務署等に提出するものではありません。
したがって、正式な印鑑の訂正方法によらなくても、会社さえ認めてくれれば簡便な訂正方法でもOKです。

たとえば、「二重線」ではなくて「一重線」や、「×」をつけるなどの方法です。

修正液などは使わない

いくら税務署に提出しないとは言っても、決して修正液や修正テープを使うことはやめましょう。

あまりにひどい場合は、新たな年末調整用紙を使う

印鑑の押し間違いが、あまりにもはずかしくて会社にも提出しずらい場合は、新しい用紙を使用しましょう。
国税庁ホームページからダウンロードできますので、これを使えばいいでしょう。

 →http://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/gensen/mokuji.htm(国税庁)



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まとめ

今回は、年末調整書類に押す印鑑について説明いたしました。

結論としては、年末調整の書類は、会社さえ「OK」であれば、シャチハタでも構わないということです。
しかし、今回の記事の印鑑の意味を理解して、年末調整書類にできるだけシャチハタ以外の印鑑を押して会社へ提出しましょう。


【投稿者:税理士 米津晋次

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※お断り

※記事の内容は、投稿日現在の税法等の規定によっております。税制改正等により最新情報でない場合もありますので、ご了承ください。

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